Conhecendo o Office 365

Você sabe o que é e como funciona o Office 365? Se sim, sabe todas as potencialidades e recursos que o licenciamento oferece para sua empresa? Não!? Então, vamos conhecer?

Utilizado por milhares de empresas no mundo, o Office 365 possui diversos aplicativos e funcionalidades capazes de melhorar a comunicação e o fluxo de trabalho de sua empresa.

Mais do que um produto, o Office 365 é uma família de aplicativos, que une ferramentas essenciais para o desenvolvimento do dia a dia dos projetos de sua organização. Embora o nome faça remeter apenas aos aplicativos padrões da Microsoft (Word, Excel, Outlook e PowerPoint), ele na verdade é uma suíte de produtividade na nuvem. Integrando os principais aplicativos da multinacional americana com uma série de serviços que antes eram tidos apenas por grandes empresas, e que hoje por meio de uma única assinatura mensal por usuário, te permite ter funcionalidades como e-mail corporativo, gerenciamento de arquivos eletrônicos, planejador de tarefas, chats, videoconferências, entre outros.

A priori, podemos citar 3 motivos pelos quais é vantajoso para sua empresa adquirir a licença de Office 365, são eles:

1) Economia

Para que manter um sistema de correio eletrônico individual, se o Office 365 oferece esse e outros benefícios? É bem provável que, caso sua empresa não faça uso de um pacote como o Office 365, ela esteja pagando um valor igual ou maior do que pagaria apenas pela suíte da Microsoft. Caso o sistema de correio seja local, isso ainda inclui gastos extras como suporte e manutenção de hardware e softwares.

Com o Office 365, você conta com o uso de e-mail corporativo, totalmente integrado as necessidades de sua empresa e as outras ferramentas disponibilizadas pelo pacote. Gerencie seus contatos, marque reuniões,

compartilhe informações e tenha o acesso local e online de sua caixa de e-mails.

2) Produtividade

O fato do Office 365 oferecer uma gama completa de ferramentas essenciais para a execução de projetos, torna o tempo de otimização da equipe melhor, pois, com tudo apenas a um clique, a equipe perde menos tempo procurando informações, arquivos ou mesmo compartilhando com outros colegas. Com ferramentas que reduzem o seu tempo gasto com essas atividades, seus colaboradores terão mais tempo para trabalhar nos projetos desenvolvidos pelo seu negócio.

3) Segurança e mobilidade

Uma das principais, se não mais importante vantagem do uso do Office 365, é possibilidade de uso online das ferramentas, em qualquer hora e lugar e por meio de diversos dispositivos, como tablets, computadores, smartphones, etc. Aliado a isso, você pode contar com a tranquilidade de ter suas informações guardadas de modo confidencial em datacenters que seguem os mais rigorosos padrões internacionais de segurança.

Apesar de não contar com uma versão gratuita, o Office 365 disponibiliza uma avaliação grátis por 30 dias de uso. Desse modo, você poderá por um mês, testar as funcionalidades e escolher o melhor plano para sua empresa, de acordo as suas necessidades. Vale lembrar, que o preço dos pacotes, benefícios e ferramentas disponibilizadas, vai depender da necessidade de sua empresa, visando sempre o seu custo benefício.

É importante destacar, que o Office 365, sempre disponibilizará a você e sua empresa, versões atualizadas dos softwares e aplicativos, que são atualizados de maneira automática. Dependendo do plano escolhido, você terá benefícios, como intranet, disponibilidade de instalação do Office 365 em até 5 dispositivos diferentes, entre outros, tudo vai depender da sua necessidade.

Além dos aplicativos mais conhecidos da Microsoft e que são encontrados na grande maioria dos escritórios, o Office 365 oferece os recursos como:

SharePoint: Essa ferramenta permite a criação de sites para colaboração de documentos, sejam eles internos ou externos. Com o SharePoint ainda é possível criar uma intranet, por exemplo, para que cada departamento possua uma área de armazenamento e controle do seu fluxo de trabalho, publicações e demandas de aspecto corporativo.

Planner: Possibilita o controle de projetos e tarefas, onde você distribui funções e acompanha passo a passo, o processo e andamento do trabalho de determinado colaborador.

Teams: Ideal para trabalhos em equipe, o Teams possibilita essa cooperação e colaboratividade, é possível criar inclusive grupos de trabalhos, com chats e compartilhamento de arquivos e informações.

Sway: Graças a essa ferramenta, você conta com recursos ideias para montar e compartilhar apresentações em reuniões de trabalho. Adicione fotos, vídeos, e personalize tudo o que quiser de sua apresentação, criando algo rico e dinâmico, dando um aspecto muito mais profissional.

OneNote: Este é o caderno digital do Office 365. Com ele você faz anotações, colagens, disponibiliza rascunhos e processos de projetos. Economize papel e divida suas informações em qualquer tempo e lugar, com quem quiser.

Exchange Online: Serviço de e-mail corporativo com segurança avançada. Dê mais profissionalismo e tenha total controle de sua caixa-postal.

Office Online: Ideal para quando você não tem o software instalado na máquina, te possibilita criar e editar documentos em Word, Excel e PowerPoint diretamente no navegador.

Yammer: Conecte-se com pessoas, compartilhe informações entre as equipes e organize projetos em torno dos colegas de trabalho por meio desta rede social corporativa.

Skype for Business: Com ele, além de trocas de mensagens por meio do chat, você pode realizar reuniões virtuais, videoconferências e compartilhar informações.

Essas são algumas das ferramentas disponíveis dentro do pacote do Office 365. Como é possível notar, seja qual for o tamanho de sua empresa, a suíte de produtividade da Microsoft, oferece a empresas de pequeno, médio ou grande porte, infinitas possibilidades de potencializar e melhorar o desempenho do trabalho em equipe. Vale ressaltar, que quando for contratar o produto, opte por parceiros credenciados pela Microsoft e que estão aptos a prestar toda a assessoria de implantação e manutenção dos produtos.

Usando o Office 365, sua empresa conseguirá melhorar os aspectos operacionais e de produtividade, controlar e diminuir custos e dinamizar a comunicação e informação entre seus colaboradores e parceiros. Se você ficou com alguma dúvida ou quer saber mais sobre o Office 365, a Innovent Solutions oferece a você toda a informação e estrutura necessária para a implementação. Para saber mais, acesse www.innoventsolutions.com.br.